FACILITY MANAGEMENT IN DER WOHNUNGSWIRTSCHAFT
Das „Zauberwort“ Facility Management ist auch inzwischen aus der Wohnungswirtschaft nicht mehr wegzudenken. Tageszeitungen berichten über das „Optimierungswunder“ und prophezeien Einsparmöglichkeiten bis zu 30% !
Selbstverständlich ist diese Zahl davon unabhängig, ob es sich um Gewerbe- oder Wohn-immobilien handelt und das Management es versteht, diese Potentiale auch umzusetzen. Außerdem spielen die Größe des Unternehmens, Struktur, Gebäudeart, Gebäudealter, Energieversorgung und der Grad der Fremdvergabe von Aufträgen eine entscheidende Rolle.
Die Bedeutungen und Einsatzmöglichkeiten von FM für die Wohnungswirtschaft sollen im folgenden aus praktischer Sicht analysiert werden.

 „FM ist ein unternehmerischer Prozeß, der durch die Integration von Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung bei Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen (Facilities) und unter Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Arbeitsumfeld eine verbesserte Nutzungsflexibilität, Arbeitsproduktivität und Kapitalrentabilität zum Ziel hat. Facilities werden als strategische Ressourcen in den unternehmerischen Gesamtprozeß integriert. „

Neben Sachanlagen, wie z.B. Gebäude, Geräte, Einrichtungen und Anlagen, Grundstücke, technische Hilfsmittel, gehören auch Arbeitsmittel oder Infrastruktur zum FM, also alle Leistungen, die im Zusammenhang mit der Immobilie stehen.

FM beinhaltet :
Organisation einer Veranstaltung
Modernisierung
Erstellung Wirtschaftsplan
Bauverwaltung
PR-Aktionen
Materialwirtschaft
Vertragswesen
Innerbetriebliche Kommunikation
Raumvermietung
Instandhaltung
Beschwerde

Durch Facility-Management besteht die Möglichkeit, eine Immobilie während ihres gesamten Lebenszyklus gezielt zu betrachten.
FM beinhaltet somit die Leistungen des Architekten während der Planungsphase, und die Leistungen, die für die Bewirtschaftung erforderlich sind.
FM berücksichtigt sogar die letzte Phase einer Immobilie, die Entscheidung über einen möglichen Verkauf, oder Abriß.
FM kann somit als Controlling-Instrument eingesetzt werden und ist dadurch ein strategischer Ansatz zur Optimierung der Herstellungs- und Bewirtschaftungskosten.
Entscheidend ist die ganzheitliche Betrachtungsweise auch für die Mitarbeiter, denn sowohl Mitarbeiter der kaufmännischen Abteilung müssen Zugriff auf technische Daten haben und umgekehrt, so dass ein Informationsaustausch gleicher Daten, Zahlen und Fakten auf allen Ebenen erfolgen kann.

Durch das Zusammenwirken von technischen und kaufmännischen Abteilungen (ganzheitliche Planung) resultiert die Senkung der Baukosten und der Betriebskosten. Durch Erfahrungs- und Meinungsaustausch ergeben sich Vorteile für Objektmanagement und Bewirtschaftung. Die Erfahrungswerte der Einzelnen können die optimale Auswertung ergeben.
Der „Facility-Manager“, der alle Daten im Unternehmen kennt, hat die Aufgabe, alle Informationen zusammenzuführen. Diese Aufgabe kann ein leitender Angestellter der technischen oder kaufmännischen Abteilung oder je nach Unternehmensgröße der Vorstand oder Geschäftsführer selbst übernehmen.

GEBÄUDEMANAGEMENT
In der Betrachtung des Lebenszyklus einer Immobilie beschränkt sich Gebäudemanagement auf die Phase der Unterhaltung und Nutzung. Der Zusammenhang zwischen Facility-Management und Gebäudemanagement  wird folgendermassen unterschieden:
Bedarfsermittlung   Objektplanung   Bausausführung  Unterhaltung  Nutzung   Verwertung  = Lebenszyklus
                                               Gebäudemanagement

Kaufmännisch                             technisch                             infrastrukturell
  z. B.                                             z. B.                                       z. B.
- Kostenplanung u. Kontrolle     - Gebäudebetrieb                - Hausmeisterservice
- Projektmanagement                - Umbaumaßnahmen         - Pflege der Außenanlagen
- Vertragsmanagement              - Modernisierung                - Reinigungsdienst
- Vermietung                               - Instandhaltung                 - Winterdienst
- Versicherung                            - Instandsetzung                 - Müllentsorgung
- Controlling                               - Energiemanagement        - Sicherheitsdienst
- Benchmarking                          - Wartung technischer       - Umzugsdienst
- Qualitätsmanagement                Einrichtungen                  - Fuhrpark
  EDV-Dienstleistungen

Der Schwerpunkt von FM in der hier betrachteten Definition liegt somit im Gebäudemanagement.

LEBENSZYKLUSKOSTEN
In der Betrachtungweise des Lebenszyklus eine Immobilie entfallen die meisten Kosten ( ca. 75%) auf die Phase der Nutzung und Unterhaltung. Deshalb wird in der weiteren Betrachtung ein Schwerpunkt auf diese Phase gelegt.                                            

                      Lebenszykluskosten

                           Investitionskosten                   Nutzungskosten                       Verwertungskosten

                                     Betriebskosten                      Instandhaltungskosten

                  Energiekosten                     Wartungskosten                     Bau                       Technik

 
KERNGESCHÄFT
Das Kerngeschäft eines Unternehmens ist bei jeder Branche verschieden : Bei Banken liegt beispielsweise das Kerngeschäft im Geldverkehr, die Hauptaufgabe im Krankenhauswesen liegt darin, Patienten ärztlich zu versorgen.
Unternehmen der Informationstechnik bieten hauptsächlich Telekommunikation an, während das Kerngeschäft der Wohnungswirtschaft in der Vermietung und Verwaltung von Wohnungen liegt. Dennoch betreiben alle diese Branchen FM. Das heißt, die Wohnungswirtschaft betreibt Facility-Management als Kerngeschäft, die anderen Branchen betreiben Facility Management als Nebengeschäft. Aus dieser Tatsache ist zu ersehen, dass Vorstände und Geschäftsführer von Wohnungsgenossenschaften und Gesellschaften vom Grundsatz her bereits Facility-Manager sind. Die Frage liegt hier vielmehr darin, wie die „facilities“ optimal „gemanagt“ werden können.
Aufgrund der möglichen Einsparpotentiale durch Facility Management wurde in den „nicht wohnungswirtschaftlichen „ Branchen aus dem Nebengeschäft FM inzwischen auch ein Kerngeschäft. Dort werden externe Facility-Manager eingestellt oder Mitarbeiter mit diesen Aufgaben vertraut gemacht.
Einige gründen eine Facility-Management-Gesellschaft, um den optimalen Nutzen zu erreichen. Andere wiederum, wie die Telekom, die zunächst die Tochtergesellschaft DE TEL-Immobilien gegründet hat, um ihre eigenen Immobilien zu bewirtschaften, bieten ihr Know-How inzwischen als FM-Anbieter an.

NUTZUNGSGRAD DER IMMOBILIEN
Der Nutzungsgrad einer Immobilie ergibt sich aus der Gewichtung zwischen Eigen- und Fremdnutzung der Immobilien. Bei den meisten Unternehmen wird FM in erster Linie für die Optimierung der eigengenutzten Immobilie angewendet. In der Fachliteratur wird dies als Corporate Real Estate Management (CRE) bezeichnet                    
Die o.g. „nicht wohnungswirtschaftlichen“ Branchen verwalten in erster Linie die eigengenutzte Immobilie, das Verwaltungsgebäude, die Filialen. Das Ziel liegt darin, ein möglichst hohes Einsparpotential zu erzielen.
Die Wohnungswirtschaft besitzt zwar auch Gebäude, die sie selbst nutzt – die meisten Gebäude werden jedoch vermietet.
Die Gewichtung zwischen Eigen – und Fremdnutzung hängt selbstverständlich von der Größe eines Wohnungsunternehmens ab.

Systematisierung der Beziehungen zu Immobilien aus der Sicht von Wohnimmobilien
                                  Immobilienunternehmen
 Eigene Immobilie                                                                                   Fremdimmobilie
 Eigennutzung                Fremdnutzung                     Nutzung durch       Fremdnutzung
                                        -Vermietung                         das Immobilien-     - i.d. Verwaltung
                                        -Verpachtung                       Unternehmen         - i.d. Vermittlung
                                        - Leasing                                                                - o.ä.

VERWENDUNG DER EINSPARPOTENTIALE
In Branchen ausserhalb der Wohnungswirtschaft, die vorwiegend eigengenutzte Immobilien besitzen, verbleiben die gesamten Einsparpotentiale, die sich aus dem FM ergeben, im Unternehmen.
Wenn ein Wohnungsunternehmen durch FM Kosten erspart, werden diese teilweise auf die Mieter umgelegt. Einerseits muss der Aufwand für die Einführung eines Facility-Management-Systems vom Unternehmen selbst getragen werden und andererseits profitieren  im wesentlichen die Mieter durch die Senkung der Betriebskosten.

KENNTNISSTAND ÜBER DIE IMMOBILIE
In Fachzeitschriften ist immer wieder zu lesen, dass 2/3 aller Immobilienbesitzer ihre Gebäude nicht genau kennen und somit auch keine Einsparpotentiale entdecken können.
Das liegt daran, dass es sich hier um unterschiedliche Gewerbeimmobilien an verschiedenen Standorten handelt und das Kerngeschäft dieser Branchen nicht in diesem Bereich liegt. Im Gegensatz zu den „ nicht wohnungswirtschaftlichen „ Branchen kann man dies den Wohnungsunternehmen aufgrund ihres Kerngeschäftes so nicht unterstellen. Allerdings ist hier häufig der technische Kenntnisstand über die Bestände in den Köpfen der Mitarbeiter abgelegt und steht dem Unternehmen nicht zur Verfügung.

PLANUNG VON IMMOBILIEN
Facility-Management zeichnet sich dadurch aus, dass man den gesamten Lebenszyklus betrachtet – von der Planung bis zum Abriß. Planungsentscheidungen haben große Auswirkungen auf die Nutzungs- und Betriebskosten.
Größere „Planungsfehler“ werden unseres Erachtens eher in „nicht wohnungswirtschaftlichen“ Branchen gemacht ; hier stehen häufig Image und PR im Vordergrund.
Wohnungsunternehmen hingegen kennen aufgrund ihres Tagesgeschäftes die Betriebskosten wesentlich besser.
Außerdem verringert sich das Risiko von Planungsfehlern durch eine Zusammenarbeit mit Architekten oder Mitarbeitern in der technischen und kaufmännischen Abteilung.
Die genannten Unterschiede zeigen deutlich die verschiedenen Interessen bzw. die Anwendung und Einschätzungen zum Thema Facility-Management. Wenn ein Vorstand oder Geschäftsführer eines Wohnungsunternehmens als „Facility-Manager“ bezeichnet werden kann, so ist es um so wichtiger, dass er sich mit diesem Thema auseinandersetzt, um strategische Entscheidungen über Neubau, Instandhaltung, Modernisierung, oder gar Verkauf und Abriß treffen zu können, wozu die Transparenz aller Daten im Unternehmen unerlässlich ist. Der Schwerpunkt besteht also hier im Zusammenwirken der technischen und kaufmännischen Abteilung und einem integrierten EDV-System, das beiden Bereichen ermöglicht, gegenseitig Daten einzusehen und zu analysieren. 

VORAUSSETZUNGEN UND ANFORDERUNGEN FÜR DIE EINFÜHRUNG EINES FM-SYSTEMS
Die Unternehmensausführung muss sich eindeutig für die Einführung von „Facility-Management“ aussprechen und für die Umsetzung eines entsprechenden Projektes alle Führungsebenen des Unternehmens mobilisieren, da sich mit der Realisierung in jedem Fall Richtlinien, Genehmigungskompetenzen, Arbeitsvolumen, Verantwortung, Steuerungsmethoden und Abläufe verändern werden.
Mit der Einführung des Projektes „Facility-Management“ müssen auch die Zielsetzungen transparent dargestellt und erläutert werden, um eine Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu erreichen.

Weitere Voraussetzungen:
 - Bestandsaufnahmen für Gebäude und Anlagen, Leistungsgrößen, Wartungszyklen,
   Standorte und Verfahrensvorschriften,
 - Unternehmensspezifische EDV-gestützte Dokumentationen
 - Straffe Projektorganisation
 - Aufstellen eines technischen Verwaltungsplanes, der alle Einrichtungen und Bauteile
   erfassen kann
 - Bereitschaft zur Umstrukturierung des Unternehmens aus den sich neu ergebenen
   Anforderungen
 - Klarheit über Datentiefe
 - Offener Informationsaustausch mit allen Abteilungen

AUS ORGANISATORISCHER SICHT
 - Bildung eines bereichsübergreifenden Projektteams
 - Benennung des Projektleiters ( kann gleichzeitig auch der Facility-Manager sein)
 - Zielvorstellungen definieren und vereinbaren
 - Teamgröße 5 – 7 Personen
 - Evtl. Begleitung durch externe Berater auf Zeit

Neben der Abstimmung der Projektziele mit der Unternehmensleitung ist die Übertragung von Kompetenz und Verantwortung an das Projektteam unerlässlich, weil unternehmensweite, übergreifende Prozesse zu untersuchen und zu ändern sind.

Daraus folgt :
 - prozessorientierte Organisationsform statt bereichsorientierter Organisation des
   Unternehmens
 - leistungs- und kostenorientierte Ausrichtung aller Unternehmensbereiche
 - funktionierende Kontroll- und Steuerungsinstrumente.

AUS TECHNISCHER SICHT
Die Anforderungen ändern sich nicht nur technisch durch Vorschriften oder den Stand der Technik, sondern auch durch Anforderungen des Nutzers.

 - Vermeidung von Monostrukturen in den Grundrissen
 - Wohnung für mehrere Lebensabschnitte
 - Flexibilität der Nutzungsmöglichkeiten
 - Mediatechnische Ausstattung
 - Sicherheitseinrichtungen

Im Zusammenhang mit dem Umweltschutz und der Verkehrssicherung von Straßen, Wegen und Grünanlagen ergeben sich Pflichten für das Unternehmen. Die dafür erforderlichen Daten müssen jederzeit abrufbar sein.
Um Investitionsentscheidungen besser vorbereiten zu können, müssen die zustandsbewerteten Bauteile gespeichert sein.
Eine Optimierung im Betreiben eines Gebäudes kann erreicht werden durch Zugänglichkeit zu einheitlichen Informationen sowie die Transparenz von Zuständigkeiten und Abläufen.
Es wird eine störungsfreie Abwicklung von Arbeitsvorgängen gesichert und Arbeitskapazitäten können optimiert eingesetzt werden.
Beim Neubau können die für die Ausschreibungsunterlagen detaillierten Informationen als Grundlage für eine Dokumentation verwendet werden. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung und Vergabe sind hier alle notwendigen Daten für ein Gebäude zusammengefasst.
Der Umgang mit technischen Anlagen, z.B. Wartung und Reparatur, Verändeurng, Verbesserung, Anpassung und Ersatz sollen im Sinne eines ganzheitlichen Managements nicht pro Gebäude, sondern konzeptionell für das Unternehmen betrachtet werden.
Das Detailwissen muss allen Beteiligten zugänglich sein im Sinne eines allgemein zugänglichen Flures, nicht im Sinne eines abschliessbaren Aktenlagers. Dadurch wird eine störungsfreie Abwicklung von Arbeitsvorgängen gesichert und Arbeitskapazitäten können optimiert werden.
Bei der Planung einer Baumassnahme sollen parallel auch die Unterhaltungskosten untersucht werden. Die in der Vergangenheit übliche Entscheidungsgrundlage für eine Investition ist im Sinne eines über den Lebenszyklus betrachteten Zeitraum sicher nicht optimal. Bspw. wurden kostengünstig Fenster eingekauft und eingebaut, deren Funktion nach kurzer Zeit nicht mehr sichergestellt war.
Unerlässlich und damit auch Voraussetzung ist, mit Hilfe von EDV eine Kombination von Bestandsplänen und Informationen mit ständiger Aktualisierung zu entwickeln. Nur so können zu jedem Zeitpunkt Auswertungen vorgenommen, Besonderheiten erkannt und termingerecht geplante und aufeinander abgestimmte Verwaltungs, - Wartungs,- Reinigung- und Modernisierungsleistungen durchgeführt werden.

Das Bauen wird zunehmend unüberschaubarer durch neue Baustoffe und neue Bauelemente. Die technische Gebäudeausrüstung (TGA) im herkömmlichen Sinn wird ergänzt durch elektronische Steuerungstechnik und neue Kommunikationstechnologien und wird zu einem komplexen und komplizierten Bestandteil des Gebäudes.

AUS EDV-TECHNISCHER SICHT
Prinzipiell ist es möglich, jede Anwendung für sich als Insellösung auch im Wohnungsunternehmen einzusetzen. Jede Abteilung hätte jedoch nur ihre eigenen Daten, die zudem voneinander abweichen können.
Abteilungsübergreifende Auswertungen wären nicht möglich.
Ein funktionierendes FM-System erfordert zur Entscheidungsfindung kaufmännische und technische Daten unter Berücksichtigung des Lebenszyklus, (z.B. Auskunft darüber was, wann mit wem vereinbart wurde) zu verknüpfen.
Die Schwierigkeit liegt darin, diese Anwendungen sinnvoll und optimal zusammenzuführen.

Beispiele aus der Praxis sollen dies verdeutlichen : 

 - Der technische Sachbearbeiter beauftragt einen Heizungsumbau
   Der Datenbestand müsste sinnvollerweise beginnend mit der technischen Zeichnung 
   geändert werden. 

 - Der technische Sachbearbeiter lässt aufgrund eines Brennerdefektes einen Brenner eines
    anderen Typs einbauen. 
    Ist es sinnvoll, hier eine technische Zeichnung zu ändern ?
  
 - Während der Bauausführung ergeben sich Änderungen.
    Wie sollen die Zeichnungsdaten gepflegt werden ?

 - Bei Modernisierungen ergeben sich Änderungen.
  Ab wann ist es sinnvoll, auch die technischen Zeichnungen nachzupflegen ?

Die Aufnahme des Datenbestandes ist von zentraler Bedeutung für ein funktionierendes FM-  
System. Deshalb muss entscheiden werden, welche Daten erhoben werden sollen und wie die Erfassung stattfinden soll.
Sinnvoll ist es, seitens der FM-Anbieter Schnell-Erfassungsprogramme zur Verfügung zu stellen, die die Dateneingabe erleichtern.
Um ein möglichst homogenes Softwaresystem zu erhalten, sollten die Produkte eingesetzt werden, die der EDV-Anbieter des bestandsführenden Systems empfiehlt, da dieser für andere Produkte mit den Herstellern erst Schnittstellen abstimmen und programmieren muss, was sehr zeit- und kostenintensiv ist.
Für eine komplexere Anwendung halten wir Standard-Schnittstellen für nicht ausreichend, da diese manuell bedient werden müssen und über keinerlei Automatismen verfügen.
Jedes Wohnungsunternehmen ist Lizenznehmer eines der führenden wohnungswirtschaftlichen Softwarehäusern. Es ist erforderlich zu prüfen, ob und in welchem Umfang Software diesbezüglich angeboten wird und welche Erfahrungen andere Wohnungsunternehmen damit gemacht haben.

SPEZIELLE FM-SOFTWARE
Diese Software wurde aus der Sicht reiner FM-Dienstleister entwickelt und berücksichtigt schwerpunktmässig selbstverständlich deren Anforderungen.
Hier steht einerseits die technische Abwicklung im Vordergrund ( nicht die Anbindung an deren Buchhaltung ) andererseits im zeichnerischen Bereich eine leicht bedienbare, vereinfachte Schemazeichnung ( nicht CAD, z. B. können in diesen Programmen nur Grundrisse dargestellt werden, anstatt Massenermittlung durch CAD).
AVA spielt hier eine untergeordnete Rolle, da diese Dienstleister nur den Teil der Bewirtschaftung des Lebenszyklus betrachten, nicht jedoch die Erstellung, die Wirtschaftlichkeit und den Abbruch der Immobilie.
Des weiteren ist zu beachten, dass sich diese Dienstleistung nur auf Teile des FM bezieht.
EDV UND ÜBERNAHME VON DATEN DER GEBÄUDELEITTECHNIK
Der Bereich der Gebäudeleittechnik, der in Gewerbeobjekten bereits selbstverständlich ist, gewinnt in der Wohnungswirtschaft zunehmend an Bedeutung. Hier werden wichtige Daten bereitgestellt, die einem FM-System helfen, weitere Optimierungen und Einsparungen zu erreichen. Allerding stösst der Einsatz der dazugehörigen Software wegen Schnittstellen-Problemen häufig sehr schnell an Grenzen, wenn man eine durchgängige integrierte EDV-Lösung haben will.
Weitere Voraussetzungen sind vernetzte EDV-Arbeitsplätze, die Zugriffsmöglichkeiten auf einen einheitlichen Datenbestand haben.
Es empfiehlt sich rechtzeitig und regelmässig Koordinierungssitzungen mit den jeweiligen Mitarbeitern durchzuführen.
Die Datenverarbeitung muss unabhängig von den eingesetzten Programmen eine bereichsübergreifende Auswertung gewährleisten. Desweiteren muss sichergestellt sein, dass auch die Datenpflege bereichsübergreifend durch die verantwortlichen Bearbeiter erfolgen kann.
Welche Programme eingesetzt werden, muss anhand der gewünschten Datenerfassungstiefe sowie der gewünschten Darstellungs- und Auswertungsqualität entschieden werden.

NUTZEN BEI DER EINFÜHRUNG VON FACILITY MANAGEMENT
Zusammenfassend können Vorteile durch den Einsatz von FM wie folgt dargestellt werden :
.kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Management aus einer Hand
.ein Ansprechpartner für den Kunden / Geschäftspartner
.geringere Schnittstellenprobleme
.eindeutige Regelung der Verantwortlichkeiten
.effektives Kostenmanagement ( Kostenreduzierung und Kostentransparenz )
.zentralisiertes Controlling der Instandhaltungs- und Anlagedaten
.Vermeidung von Mehrfachermittlung, -eingabe- und – pflege gleicher Daten.
.umfassende, zuverlässige und personenunabhängige Informationsmöglichkeiten über die Anlagen
.bessere Integration aller Einzelgewerke und Massnahmen durch integrierte Ablage von Daten
.Wartung und Reparaturbedürftigkeit lassen sich schneller ermitteln
.Energieeinsparung
.Verkürzung der Bearbeitungszeiten für einzelne Aufgaben
.Steigerung der Auskunftsfähigkeit für die Mieter
.frühzeitige Erkennung von Schwachstellen
.anschauliche und sichere Enscheidungsvorlagen
D.h.
Steigerung der Qualität der Anlagen, Gebäude und Einrichtungen.
Steigerung der Ausnutzung der Resourcen
Optimierung der betrieblichen Abläufe
Steigerung der Kundenzufriedenheit
Zeiteinsparung
Kostenoptimierung

KOSTENOPTIMIERUNG
Durch den Einsatz von FM als Controlling-Instrument kann eine Kostenoptimierung erfolgen. Sobald durch eine konsequente, verursacherbezogene Kostenzuordnung ( Kostenarten zu Kostenstellen ) die Transparenz hergestellt wird, kann eine Optimierung in den jeweiligen Kostenarten in Angriff genommen werden.
Die Kostenstellenzuordnung kann gebäudebezogen oder je nach Detaillierungsgrad auch Etagen – oder raumbezogen sein.
Der Grad der möglichen Kostenoptimierung durch Facility Management als Informationsmanagement hängt von der Datenmenge, -dichte und –qualität ab, die zu den „Facilities „ in der EDV gespeichert sind.

Die höchste Kostenoptimierung ist in folgendem Schaubild dargestellt  :

HÖHE DER JEWEILIGEN KOSTENSENKUNGSPOTENTIALE
Abhängig von                                 Hohes Potential bei 
Unternehmensstruktur                   hohem Dezentralisierungsgrad
Unternehmensgröße                       Großunternehmen
Gebäudealter                                    veralteter Bausubstanz
Energieversorgung                          fehlendem Energiemanagement
Grad der Fremdvergabe                   hohem Eigenleistungsanteil
 
Weitere Voraussetzungen sind vernetzte EDV-Arbeitsplätze, die Zugriffsmöglichkeiten auf einen einheitlichen Datenbestand haben. Es empfiehlt sich, rechtzeitig und regelmässig Koordinierungssitzungen mit den jeweiligen Mitarbeitern durchzuführen. Die Datenverarbeitung muss unabhängig von den eingesetzten Programmen eine bereichsübergreifende Auswertung gewährleisten. Des weiteren muss sichergestellt sein, dass auch die Datenpflege bereichsübergreifend durch die verantwortlichen Bearbeiter erfolgen kann.
Welche Programme eingesetzt werden, muss anhand der gewünschten Datenerfassungstiefe sowie der gewünschten Darstellungs – und Auswertungsqualität entschieden werden.

NUTZEN BEI DER EINFÜHRUNG DURCH FACILITY MANAGEMENT
Zusammenfassend können Vorteile durch den Einsatz von FM wie folgt dargestellt werden :

 - Kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Management aus einer Hand
 - Ein Ansprechpartner für den Kunden / Geschäftspartner
 - Geringere Schnittstellenprobleme
 - Eindeutige Regelung der Verantwortlichkeiten
 - Effektives Kostenmanagement ( Kostenreduzierung und Kostentransparenz )
 - Zentralisiertes Controlling der Instandhaltungs- und Anlagedaten
 - Vermeidung von Mehrfachermittlung , - eingabe – und pflege gleicher Daten
 - Umfassende, zuverlässige und personenunabhängige Informationsmöglichkeiten über
    die Anlage
 - Bessere Integration aller Einzelgewerke und Maßnahmen durch integrierte Ablage von Daten
 - Wartung und Reparaturbedürftigkeit lassen sich schneller ermitteln
   Energieeinsparung
 - Verkürzung der Bearbeitungszeiten für einzelne Aufgaben
 - Steigerung der Auskunftsfähigkeit für Mieter
 - Frühzeitige Erkennung von Schwachstellen
 - Anschauliche und sichere Entscheidungsvorlagen

D.h.

 -  Steigerung der Qualität der Anlagen, Gebäuden und Einrichtungen
 - Steigerung der Ausnutzung der Ressourcen
 - Optimierung der betrieblichen Abläufe
 - Steigerung der Kundenzufriedenheit
 - Zeiteinsparung
 - Kostenoptimierung

KOSTENOPTIMIERUNG
Durch den Einsatz von FM als Controlling-Instrument kann eine Kostenoptimierung erfolgen. Sobald durch eine konsequente, verursacherbezogene Kostenzuordnung ( Kostenarten zu Kostenstellen ) die Transparenz hergestellt wird, kann eine Optimierung in den jeweiligen Kostenarten in Angriff genommen werden.
Die Kostenstellenzuordnung kann gebäudebezogen oder je nach Detaillierungsgrad auch etagen- oder raumbezogen sein.
Der Grad der möglichen Kostenoptimierung durch Facility-Management als Informationsmanagement hängt von der Datenmenge ,-dichte,- qualität ab, die zu den „Facilities“ in der EDV gespeichert sind.

Höhe der jeweiligen Kostensenkungspotentiale

Abhängig von                                                                     Hohes Potential bei
Unternehmensstruktur                                                      hohem Dezentralisierungsgrad
Unternehmensgrösse                                                        Grossunternehmen
Gebäudealter                                                                       veralteter Bausubstanz
Energieversorgung                                                            fehlendem Energiemanagement
Grad der Fremdvergabe                                                     hohem Eigenleistungsanteil

Möglichkeiten zur Kostenoptimierung gibt es im einzelnen in folgenden Bereichen :

Instandhaltung
Die laufenden Instandhaltungskosten lassen sich durch Kenntnis der technischen Wohnungsausstattung mittelfristig planen ( z. B. elektrischer Durchlauferhitzer , Hersteller, Alter, durchschnittliche Lebensdauer, Anschaffungsjahr etc. ). Durch die jährliche Erneuerungsmenge können Nachlässe bei den Zulieferern erzielt und somit Einbaukosten optimiert werden.
Größere Maßnahmen, wie z. B. die Erneuerung von Dächern oder Überarbeitung von Fassaden, lassen sich aufgrund des bewerteten Zustandes und der vorhandenen Massen und Einheitspreise schnell und einfach planen. Der Instandhaltungs- und Modernisierungsbedarf ist in den einzelnen VE´s ist jederzeit aufrufbar.
Reparaturaufträge können unter Angabe des zu verwendenden Materials präzise und automatisch formuliert werden, es entfallen Wegezeiten ( es muss nicht mehr vor Ort überprüft werden, welche Armatur oder welcher Waschtisch z. B. eingebaut werden muss. )
Die durchschnittlichen Personalkosten pro Reparaturauftrag sinken und die Dauer der zeitlichen Inanspruchnahme des Mieters verringert sich.
Durch die genaue Eingabe des Reparaturauftrages werden die ausgeführten Arbeiten auswertbar und vergleichbar. Einheitsabkommen mit unterschiedlichen Anbietern sind so auch bei unterschiedlichen baulichen Voraussetzungen darstellbar.
Die Auswertung der Reparaturaufträge lässt außerdem die Ermittlung von nachvollziehbaren Kennzahlen zu und schafft bei der Auftragsvergabe an Handwerker des eigenen Regiebetriebes Transparenz bei Leistungsvorgaben.
Darüber hinaus ist der Vergleich einzelner Teilleistungen zwischen Fremd- und eigenen Handwerkern umfangreicher möglich und erlaubt eine effizientere Auftragsvergabe.

BETRIEBSKOSTEN
Grundsätzlich wirkt sich jede Maßnahme von FM im Ergebnis auf die Betriebskosten aus :
Beispiele :  Die zentrale Ablesung von elektrischen Strom, Gas- Hauswasserzähler in Abstimmung mit den Versorgungsträgern und Warm – und Kaltwasser über eine im Keller angeordnete Schnittstelle bzw. Weiterleitung über ein Datennetz reduziert den Ableseaufwand und wirkt sich deshalb kostensparend auf die Betriebskosten aus.
FM schafft Transparenz bei den Wartungskosten, da bei Kenntnis der jeweiligen Ausstattung ( Hersteller, Alter, Zustand und Art der Heizung = die Wartungsverträge vereinheitlicht und zusammengefasst werden können.
Neben der wettbewerbsbedingten Kostenersparnis wird die Kontrolle der durchgeführten und vorgeschriebenen Wartung erledigt.

GEBÄUDELEITTECHNIK
Der Betriebszustand von Aufzügen, Heizungen und Heizzentralen kann fernüberwacht werden. Störungen im Heizungsbereich werden frühzeitig erkannt und die erforderlichen Instandsetzungsarbeiten durch Kenntnis der Störung mit geringerer Verzögerung ausgeführt. Das führt zu höherer Kundenzufriedenheit, weil die Heizungsstörung beseitigt ist, bevor es in den Wohnungen kalt geworden ist. Heizungsferneinstellungen wie z. B. die Veränderung der Vorlauftemperatur, können über den PC von einer Leitzentrale mittels Modem vorgenommen werden. Für Aufzüge kann ein Fernbetreuungssystem installiert werden, dass ständig Aufschluss über die wichtigsten Funktionsdaten der Anlage liefert und erforderliche Wartungsarbeiten frequentierungsabhängig anzeigt.

DIE WEICHEN ZUR KOSTENOPTIMIERUNG WERDEN DURCH DEN EINSATZ EINES EFFIZIENTEN FM-SYSTEMS GESTELLT.
STEIGERUNG DER KUNDENZUFRIEDENHEIT

Zufriedene Kunden und stabile Kundenstrukturen sind wesentliche Ziele der Unternehmenspolitik eines Wohnungsunternehmens. Werden diese Ziele erreicht, kann Fluktuation vermindert und eine Imageverbesserung erreicht werden.
Durch den Einsatz von FM im Unternehmen kann die Kundenzufriedenheit wesentlich verbessert werden.

Beispiele :

Eindeutigkeit der detaillierten Reparaturaufträge :
Reparaturzeiten werden verkürzt, Fahrtwege reduziert.
Der Mieter muss weniger Zeit zur Verfügung stehen und weniger mitwirken.
Steigerung der Auskunftsfähigkeit jedes Mitarbeiters :
Es können mehr Fragen des Mieters sofort beantwortet werden.
Durch den Zugriff auf erforderliche Daten sinken Spezialistentum und individuelle Wissensstände (Vertretung kann dann auch detaillierte Fragen beantworten)
Frühzeitige Informationen über Baumaßnahmen und Reparaturen.

Kostenersparnis und Steigerung der Produktivität insgesamt :
Es werden mehr Aufträge bei gleicher Anzahl produktiver Stunden erledigt.
Dadurch haben Mitarbeiter mehr Freiräume für die Präsenz in den Wohnanlagen.
Mehr Service für die Mieter :
Multimedia-Technik in der Wohnung                        Fernablesung

Anwendung von Facility-Management :
Da aus der wohnungswirtschaftlichen Praxis derzeit noch kein Unternehmen bekannt ist, dass FM in allen Bereichen einsetzt, werden im folgenden die Bereich erwähnt, aus denen bereits Erfahrungen vorliegen.

Kaufmännisches Gebäudemanagement :
Neben den in Abb. 3 dargestellten Inhalten des kaufmännischen Gebäudemanagement liegt der praktische Ansatz in der Wohnungswirtschaft in folgenden Bereichen:

VERTRAGSMANAGEMENT
Ein wesentlicher Teil des FM steckt in der Phase der Nutzung und Unterhaltung. Hier spielen vor allem die Verträge der Hausbewirtschaftung bzw. Wartungsverträge eine große Rolle. Durch ein effektives Vertragsmanagement kann im Wohnungsunternehmen Geld und Zeit gespart werden.
Rahmenvorgaben beim Abschluss von Bewirtschaftungsverträgen :
Die Leistungsbeschreibungen von Bewirtschaftungsverträgen im einzelnen sollten soweit ausgedünnt werden, dass sie sich, ohne dass hieraus ein erhöhter Instandhaltungs-/Instandsetzungsbedarf resultiert, bei gleicher Betriebs – und Verkehrssicherheit günstig auf die Höhe der Betriebskosten auswirken.
Aus mietpreisrechtlichen Gründen sollten für den technischen Bereich grundsätzlich „normale“ Wartungsverträge abgeschlossen werden, da bei „Vollwartungsverträgen“ eine Differenzierung von umlage- und nichtumlagefähigen Kosten u.U. schwierig ist.
In Ausnahmefällen kann von dieser Vorgabe abgewichen werden, wenn die technische Einrichtung dies erfordert. Bei der vertraglichen Ausgestaltung von Bewirtschaftungsverträgen sollte sichergestellt werden, dass Wartungsverträge rechtlich abgesichert unternehmerische Pflichten auf den Vertragspartner übertragen, die Laufzeiten dieser Bewirtschaftungsverträge identisch zu den einzelnen Abrechnungsperioden des Wohnungsunternehmens vereinbart werden, keine „automatischen“ Preisanhebungen (z. B. über Indices) vereinbart werden. Änderungen von wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sollten lediglich Veranlassung bieten können, damit Gespräche über Neufestsetzung der Preise/Gebühren erfolgen können.
Da – insbesondere bei Wohnungsunternehmen mit größeren Wohnungsbeständen eine Vielzahl von Einzelverträgen für die gleichen Gewerke abgeschlossen werden, sollte das Wohnungsunternehmen alle möglichen Kostendegressionseffekte aus gebündelten Großaufträgen gegenüber den Auftragnehmern durchsetzen.

Für die einzelnen Gewerke sollten grundsätzlich Einheitsverträge, d.h. Verträge identischen Inhalts mit klar definierten Leistungsbeschreibungen, abgeschlossen werden. Das erhöht wesentlich die Kostentransparenz im Rahmen von Ausschreibungen bzw. Erstellung von Preisspiegeln und ermöglicht dem Wohnungsunternehmen unter optimalen Bedingungen Zugriff zu den günstigsten Anbietern.
Bei der Neugestaltung von Bewirtschaftungsverträgen ist darauf zu achten, dass sie – da sie im Regelfall über einen längeren Zeitraum abgeschlossen werden – auf Wunsch des Auftraggebers (i.d.R. das Wohnungsunternehmen) zu jedem Zeitpunkt den Einsatz neuerer kostengünstigerer Technik zulassen.

Im folgenden werden die wesentlichen Verträge aufgeführt. :

DIENSTLEISTUNGSVERTRÄGE DER HAUSBEWIRTSCHAFTUNG
Dachrinnenreinigung
Hausreinigung
Messdienstfirmen, Be- und Entwässerung
Messdienstfirmen, Heizung / Warmwasser
Serviceverträge „Pflege der Außenanlage“
Serviceverträge „ Schnee – und Eisbeseitigung
WARTUNGSVERTRÄGE
Aufzugsanlagen
CO 2 – Warnanlagen
Druckerhöhungsanlagen
Feuerlöscher/Feuerlöschanlagen
Gasversorgungsanlagen, gasversorgte Einzelgeräte
Notstromaggregate
Aggregat-Betrieb
Akkumulatoren-Betrieb
Rauchabzugsanlagen
Elektrisch betrieben
Pneumatisch betrieben.

VERMIETUNG, VERWALTUNG UND MARKETING
In der Vermietung werden Informationen für gezielte Angebote immer wichtiger. Fas wird nicht nur vor einem sich wandelnden Angebots- und Nachfrageverhältnis immer deutlicher. Der zukünftige Mieter begreift das Wohnen immer mehr als Dienstleistung. Auch für bestehende Mietverhältnisse sind Informationen rund um die Wohnung von großer Bedeutung. Das Wissen um nahgelegene Einkaufsmöglichkeiten, öffentliche Infrastruktur oder Gemeinschaftseinrichtungen kann für den Mieter wichtige Hilfe im Alltag bieten und als Dienstleistung am Kunden verstanden werden.
Besonders in Zeiten nachlassender Wohnungsnachfrage müssen sich Wohnungsunternehmer auf ihre Kunden einstellen.
Sie müssen mit nachfragegerechten Instandhaltung- und Modernisierungsmaßnahmen auf die veränderten Wohn und Servicebedarfe reagieren.  Eine Analyse der demographischen und sozialen Struktur der Mieter (unter Berücksichtigung des Datenschutzes ) ist ein hilfreiches Instrument, zumal diese Daten auch mit technischen Bestandsdaten verknüpft werden sollten, um z.B. Fragen der Gebietstrukturplanung (Kinderspielsplätze, Außenanlagen, Modernisierungsmaßnahmen o.ä.) zu beantworten bzw. stärker an den Bewohnern und deren Bedürfnissen auszurichten.
FM kann für Wohnungsunternehmen die Chance sein, dass technische und kaufmännische Bereiche besser kommunizieren und sich ein neues Verständnis füreinander entwickelt. Für das Wohnungsunternehmen kann ein modernes Managementinformationssystem entstehen, dass auch für die Mieter mehr Dienstleistung bedeutet.

OUTSORCING
Die Realisierung und damit auch die Auswirkung von Facility Management auf die Organisation eines Unternehmens hängt maßgeblich von der Größe und den zu betreuenden Objekten ab. Bei kleineren Unternehmen würde die Umsetzung von FM eine komplette Umstrukturierung bewirken, da FM eine teamorientierte Organisationsstruktur voraussetzt.
Bei großen Unternehmen würde bei konsequenter Umsetzung einer Ausgliederung des FM-Bereiches ( internes Profilcenter oder eigenständige Tochtergesellschaft) oder die teilweise bzw. komplette Auslagerung ( Outsorcing) der FM-Aufgaben erfolgen.
Während bspw. je nach Unternehmensgröße das Betreiben der gebäudetechnischen Anlagen, das Energie – und Umweltmanagement von eigenen Mitarbeitern durchgeführt wird, werden die Instandhaltung der gebäudetechnischen und baulichen Anlagen, Umbau – und Instandsetzungsmaßnahmen, Reinigungs – und Entsorgungsdienste und Sicherheitsdienste oft extern vergeben.

In diesem Zusammenhang ist auch auf CONTRACTING hinzuweisen :
Es können Einsparungsmöglichkeiten entstehen, da der Nutzer bspw. Energie nicht mehr direkt in Form von Öl oder Gas kauft, sondern Energie von einem Versorgungsdienstleister kauft, der auch den Einbau der Anlagen und die Instandhaltung übernehmen kann.
Allerdings ist hier die mietrechtliche Sicht zu berücksichtigen.
Outsorcing bedeutet in der Konsequent Rationalisierung von Mitarbeitern. In jedem Fall sollte bei dieser Überlegung eine sozialverträgliche Lösung für die eigenen Mitarbeiter berücksichtigt werden. Gerade Dienstleistungsunternehmen, wie die Wohnungsunternehmen zeichnen sich dadurch aus, dass bspw. Hausmeister, die i.d.R. von dieser Rationalisierung betroffen wären, neben ihren Tätigkeiten auch Ansprechpartner für die Bewohner sind.

TECHNISCHES UND INFRASTRUKTURELLES GEBÄUDEMANAGEMENT
Selbstverständlich haben viele Unternehmen in der Wohnungsverwaltung schon in der Vergangenheit ihre Facilities gemanagt. Allerdings überwiegend aus der kaufmännischen Betrachtungsweise heraus. Dementsprechend sind heute die meisten praktischen wohnungswirtschaftlichen EDV-Anwendungen überwiegend auf kaufmännische Fragestellungen eingestellt. Voraussetzung ist auch hier, dass der Objektbestand DV-technisch abgebildet werden kann. Aufgabe des Facility-Managers ist es, parallel zu anderen Managementbereichen, alle Informationen zusammenzuführen.
Es ist bekannt, dass während der Nutzungsdauer eines Gebäudes die Instandhaltung fünf – bis siebenmal teurer ist wie die Errichtung. Der jährliche Instandhaltungsaufwand für große Gebäude beträgt zwischen 1 % und 6 % vom Wiederbeschaffungswert.
Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, sich mit dem Erfassen von allgemeinen Gebäudedaten wie Flächen- und Erhaltungszustand zu beschäftigen.

OPTIMIERUNGSMÖGLICHKEITEN
Optimierung durch Flächenmanagement
Flächen der Gebäude/Außenanlagen/Wohnungen
Instandhaltungsmanagement
Wohnungen, Gebäude, Außenanlagen
Haustechnik ( Aufzüge, Heizungsanlagen, BK-Anlagen, Wartungspläne, Einsatzpläne.
(Energiemanagement)
Für das technische Management ergeben sich auf der Überwachung und dem Betrieb von Gebäuden zunehmend strafbare Vorschriften zur Einhaltung und Überwachung von Gesetzen und Verordnungen. Bspw. ergeben sich Anforderungen zur Arbeitssicherheit sowie dem damit im Zusammenhang stehenden Umweltschutz . Die Gesetz- und Verordnungsgeber gehen bspw. dazu über, die unternehmerischen Pflichten zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes sowie des Umweltschutzes im Zusammenhang mit der Anlagensicherheit und dem Verbraucherschutz in rechtsverbindlichen Vorschriften zu regeln.

Beispielhaft soll hier nur die Verkehrssicherungspflicht genannt werden und die damit verbundene Überwachung und vor allem deren Dokumentation für den Krisenfall.
Ein Auftraggeber schafft eine „Gefahrenlage“ durch den Einsatz von Fremdfirmen (Auftragnehmer). Diese gilt bei der allgemeinen Bautätigkeit, den „Tätigkeitsgefahren“ aus dem Betrieb von Aufzügen oder Gasthermenanlagen, den „Sachgefahren“ oder dem Beseitigen von Schnee und Eis, den „Verkehrsgefahren“.
Abgesehen davon, dass Verantwortung nicht delegiert werden kann, muss beim Betrieb einer haustechnischen Anlage die Dokumentation der durchgeführten Kontrollen der Fremdfirmen erfragt werden.

BAUTECHNIK UND TECHNISCHE GEBÄUDEAUSRÜSTUNG
Hierbei handelt es sich um Facilities, die wie folgt unterteilt werden können:
Gebäude ( Gebäudehülle, Konstruktion, Grundriß)
Technische Gebäudeausrüstung, (Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro, Aufzüge)
Zusätzliche technische Einrichtungen (Gebäudeleittechnik, Überwachungstechnik, Multimedia)
Die Lebensdauer eines Bauwerkes wird bestimmt durch die notwendigen Erneuerungszyklen, (z. B. Fenstererneuerung ) und die Nutzungsflexibilität.
Diese Flexibilität, in der Planung festgelegt, kann sich beziehen auf die statische Option einer Aufstockung, die Möglichkeit der Neuaufteilung von Flächen ( Schalträume für Wohnungen ) Erweiterungen wie Wintergärten und Balkone, sowie Nutzungsänderungen durch das Angebot von Service- oder Gewerbeflächen im Wohngebäude.
Wirtschaftliche Effizienz kann beispielsweise gemessen werden am Verwaltungsaufwand, dem Energieverbrauch und dem Instandhaltungsbedarf eines Gebäudes.
Hohe Bedeutung hat die Außenhülle eines Gebäudes. Neben dem Schutz vor Witterungseinflüssen hat sie Einfluss auf die Lärmbelastung des Nutzers, den Energiebedarf und Verbrauch, nicht zuletzt dient sie der Präsentation im Stadtbild. Bei der Auswahl der Baustoffe gewinnt der Einsatz biologisch abbaubarer Produkte und recyclefähiger Baustoffe zunehmend an Bedeutung. Die Beheizung und Belüftung eines Gebäudes ist abgesehen von den rein technischen Faktoren einer wirtschaftlichen Versorgung auf Gegenstand ökologischer und energetischer Überlegungen.

DIE IMMOBILIE IST EIN LANGLEBIGES WIRTSCHAFTSGUT UND BEDINGT DADURCH EINE LANGFRISTIGE BETRACHTUNGSWEISE:
Die Auswirkungen der während der Planungsphase getroffenen Entscheidungen werden häufig erst während der Nutzungsphase erkannt. Sie sind in der Konsequenz bindend und nicht revidierbar.

GEBÄUDELEITTECHNIK UND MULTIMEDIA
Ein weiterer Punkt steigender Anforderungen aus dem Betrieb eines Gebäudes und damit der Vermietbarkeit der hier befindlichen Wohnungen ist das immer mehr in den Blickpunkt tretende Thema Multimedia. Bei den Breitband-Kabelanlagen kann man grob die Wohnungsunternehmen in zwei Lager teilen:
Diejenigen, die durch Gestattungsverträge temporär die Verfügung über die Nezuebene 4 an Provider abgegeben haben und diejenigen, die ihre Netze selbst betreiben.
Es ist also für jedes Wohnungsunternehmen wichtig, sich rechtzeitig im Rahmen des technischen Gebäudemanagements über die Struktur in klaren zu sein, und die Netzbelegung bereits beim Abschluss des Mietvertrages zu kennen.

ENERGIEMANAGEMENT
Da die Energiekosten maßgeblicher Bestandteil der Betriebskosten einer Immobilie sind, ist deren Optimierung von entscheidender Bedeutung für die Vermietbarkeit.
Die jeweilige Art der Energieversorgung eines Gebäudes wird mit wenigen Ausnahmen schon in der Planungsphase festgeschrieben und überdauert in der Regel den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie. In diesem Zusammenhang ist ganz besonders auf die Liberalisierung der Energiemärkte hinzuweisen.
Grundsätzliche Änderungen während des Betriebes sind sehr aufwendig und oft nur bei totaler Entmietung zu realisieren.
Konzeptionelle Grundsatzentscheidungen für die Arten der Energieversorgung müssen daher auf einer sehr guten Wissensbasis und mit entsprechendem Weitblick getroffen werden.

Maßgeblich sind  :    Stromversorgung  -   Wärmeversorgung     -    Wasserversorgung

Die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Versorgungsart muss ökonomisch und ökologisch ausgewogen sein.
Im Zusammenspiel mit einem restriktiven Kostenmanagement müssen die jeweils anfallenden Energiekosten (nach Kostenarten unterteilt) den jeweiligen Nutzern eindeutig zugeordnet werden. ( Gebäude/Bereich/Mieter)
Resultierend aus laufenden Verbrauchs- und Kostenanalysen sind Konzepte zur Optimierung zu erarbeiten.
Anlagenoptimierung ( technisch )    Vertragsoptimierung (kaufmännisch)   Veränderung des Nutzerverhaltens
Die Energiekosten sollen transparent aufgeteilt werden, damit die jeweiligen Kunden sehen, wofür Kosten in welcher Höhe anfallen, um sie auch für Einsparungen motivieren zu können.

FLÄCHENMANAGEMENT 
Ziel des Flächemanagements ist es, alle Flächen optimal zu nutzen. Da in den Unternehmen häufig hierzu keine Daten vorliegen, müssen alle Flächen zunächst erfasst werden. Die Flächenzahl ist z.B. erforderlich für
Rasenfläche ( wie viele Quadratmeter müssen gepflegt werden ?)
Schneebeseitigung ( wie viele Quadratmeter müssen geräumt werden ?)
Planung von Mietergärten
Planung von Spielplätzen
Planung von Park- und Stellplätzen

Eine zentrale Bedeutung fällt dem Facility-Manager zu, der jederzeit erkennen muss, was die einzelnen Abteilungen des Wohnungsunternehmens leisten. Er muss feststellen, wo eine Optimierung der Herstellung – und Bewirtschaftungskosen einen Nutzen bringen kann.
Dafür ist eine Datenbestandsaufnahme unerlässlich. Deshalb muss rechtzeitig entschieden werden, welche Daten aus der technischen und kaufmännischen Abteilung erhoben werden und wie die Erfassung erfolgen soll.
Kernstück eines FM-Systems ist also ein Informationssystem, in dem die erforderlichen Daten auswertbar, eindeutig und möglichst redundanzfrei abgelegt sind und gepflegt werden.
Hilfreiche Unterstützung bieten die modernen Vernetzungsmöglichkeiten, Datenbanken und Archivsysteme. Einerseits hat die Qualität der Datenerfassung Auswirkungen auf die Qualität des Facility-Managements und andererseits sind Einsparpotentiale erst durch eine Daten-Transparenz im Unternehmen erkennbar.
Deshalb sind vor allem EDV-Anbieter gefordert, Informationssysteme zu schaffen, die diese Anforderungen erfüllen.
FM muss als strategischer Ansatz zur Optimierung der Herstellungs- und Bewirtschaftungskosten gesehen werden, denn eine Immobilie ist nun einmal ein langlebiges Wirtschaftsgut und verdient deshalb auch eine langfristige Betrachtungsweise.